Tietosuojaseloste

/Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10§ ja 24§ jonka mukaan seloste on koottu.

1. Rekisterienpitäjät

Helsingin toimintaterapia Oy:n toimintaterapeutit ja Helsingin toimintaterapia OY:ssa alihankkijana toimivat toimintaterapeutit. Toimintaterapeutti listan löydät täältä.

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Kati Vartiainen
Soidintie 3, 00701 Helsinki
puh. (09) 351 3537

3. Rekisterin nimi

Helsingin toimintaterapia Oy asiakas-ja laskutusrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkaan toimintaterapiapalvelu järjestäminen ja toteuttaminen sekä palvelunlaskutus.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoitetiedot ja yhteyshenkilön/huoltajan yhteystiedot.

Maksusitoutumuspäätöksestä kuntoutusjaksontoteumatiedot (käyntikerrat, päätösnumero ja voimassaoloaika).

Rekisteritiedot ovat salassa pidettäviä.

Näitä tietoja ei yhdistetä muihin tietoihin tai rekistereihin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin liitettävät tiedot ovat peräisin asiakkaalta itseltään saadun suostumuksen pohjalta (Helsingin toimintaterapia Oy:n terapiasopimus), maksusitoumuspäätöksen mukaiset hoitojaksolta muodostuneet tiedot kuten käyntikertamerkinnät.

7. Sännönmukaiset tietojen luvuttamiset

Rekisteritietoja luovuttaessa noudatetaan henkilötietolakia potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92)13§, muut 653/2000 ja asiakkaan kanssa tai alaikäisen asiakkaan huoltajien kanssa tehtyä terapiasopimusta. Henkilötiedot tallennetaan Diarium-asiakaskortisto- ja -laskutusohjelmaan, jota ylläpitää Helsingin toimintaterapia Oy. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, henkilökuntaa sitoo salassapitovelvoite. Tietoja luvutetaan vain lakiin perustuen ja luvallanne. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteen aikana.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A) Manuaalinen aineisto

Asiakassuhteesta syntyneiden asiakirjojen säilytyksessäja arkistoinnissa noudatetaan henkilötietolakia. Asiakirja-aineistot säilytetään hoitojakson aikana Helsingin toimintaterapia Oy:n tiloissa erillisessä lukollisessa kaapissa, johon on pääsy vain Helsingin toimintaterapia Oy:ssa toimivilla terapeuteilla. Hoitojakson päätteeksi asiakirjat arkistoidaan sopimustahon voimassa olevan sopimuksen mukaisesti.

B) Sähköinen aineisto

Asiakassuhteesta syntyneitä sähköisiä aineistoja kuten käyntikertamerkinnät ja henkilötiedot ylläpidetään Diarium-asiakaskortistossa. Diarium-ohjelma toimii Finnish Net Solutions Oy:n palvelimella. Asiakassuhteesta syntyneitä sähköisiä aineistoja käsitellään salasanalla suojatuilla tietokoneilla Helsingin toimintaterapia Oy:n tiloissa. Kirjallinen aineisto, kuten terapiajakson päätteeksi tehty terapiapalaute, säilytetään terapeutin henkilökontaisella salasanalla suojatulla muistitikulla. Palauteaineisto poistetaan asiakastietojen arkistoinnin yhteydessä. Muistitikkua säilytetään Helsingin toimintaterapia Oy:ssa lukitussa asiakaspaperikaapissa.

Hoitojaksolta syntyneitä laskutustietoja ylläpidetään Diarium-laskutusohjelman kautta. Asiakaskohtaiseen laskutukseen on hallinnointioikeudet kahdella nimetyllä henkilöllä Helsingin toimintaterapia Oy:ssa ja aineiston käsittely on suojattu salasanalla.

9. Tarkastusoikeus ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Asiakasrekisteriin kirjattuihin tietoihin liittyy tarkastusoikeus (Henkilötietolaki 26§). Asiakkaalla on oikeus tutustua ja saada itseään koskevat asiakastiedot kirjallisena. Pyyntö voidaan esittää hoidon järjestämiseen, terapiasopimukseen ja terapiapalautteisiin sekä muihin rekisteritietoihin liittyvissä kysymyksissä joko suoraan kuntouttavalta terapeutilta tai nimetyltä rekisterivastaavalta. Henkilö antaa tiedot tarkastettuaan ensin asiakkaan henkilöllisyyden tai kysyjän lakiin perustuvan oikeuden pyytää tietoja. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston lomaketta.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään.

Asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen korjausvaatimus esitetään kuntouttavalle terapeutille tai rekisteristä vastaavalle henkilölle.

11. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilötietolain (523/99) mukainen informointi.

Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jotta ylläpitää Helsingin toimintaterapia Oy ja kuntouttava terapeuttinne. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä. Teillä on mahdollisuus tarkistaa teistä rekisteriin tallennettuja tietoja.